Outlook-Migration: Microsoft gewährt Unternehmen ein Jahr mehr Zeit

Der Softwarekonzern gewährt Unternehmen ein Jahr mehr Zeit für den Umstieg auf die neue Outlook-Version. Statt April 2026 beginnt die verpflichtende Umstellungsphase nun erst im März 2027.

Mehr Zeit für den Wechsel

Microsoft reagiert damit auf die komplexen Anforderungen vieler IT-Abteilungen. Die klassische Outlook-Version wird weiterhin bis mindestens 2029 unterstützt. Branchenbeobachter sehen in der Verlängerung eine Reaktion auf die anhaltenden Integrationsprobleme.

Die größte Hürde: COM-Add-ins und VBA-Skripte laufen in der neuen Outlook-Umgebung nicht. Während die klassische Version diese erweiterten Workflows behält, holt die Neuauflage in anderen Bereichen auf. Aktuelle Updates bringen Unterstützung für PST-Dateien, einen Offline-Modus, geplantes Senden und eine tiefere Integration mit Microsoft Copilot.

Exchange-Dienste vor dem Aus

Parallel läuft der Rückzug von Exchange Web Services (EWS). Die schrittweise Abschaltung in Exchange Online beginnt am 1. Oktober 2026, die endgültige Stilllegung folgt am 1. April 2027. Dienstleister wie AvePoint stellen ihre Backup- und Migrationstools bereits ab August 2026 auf Microsoft Graph um.

Office-PWA mit neuen Funktionen

Microsoft forciert den Einsatz seiner Progressive Web App (PWA) für Word, Excel und Outlook. Neue Features umfassen ein Dashboard für aktuelle und angeheftete Dokumente sowie einen optimierten Anmeldevorgang. Auch Chromebook-Nutzer profitieren von Verbesserungen: Cloud-Dokument-Zugriffe und Synchronisationsstatus werden nun deutlicher angezeigt.

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Entwickler betonen: Die PWA-Versionen benötigen einen aktuellen Chrome- oder Edge-Browser sowie ein aktives Microsoft-Konto mit aktivierter OneDrive-Autospeicherung.

Datenmigration: Tools und Strategien

Wer von Google Docs oder Dropbox Paper wechselt, sollte das DOCX-Format nutzen. Experten warnen jedoch: Einige kollaborative Funktionen und komplexe Formatierungen lassen sich nicht übertragen.

Ein neues Tool von SysTools, angekündigt am 27. Juli 2026, ermöglicht den Massentransfer von SharePoint-Mandanten innerhalb von Microsoft 365. Es unterstützt Websites, Dokumentbibliotheken und Metadaten bei modernen Authentifizierungsprotokollen.

Für manuelle Übertragungen empfehlen IT-Profis:
- PWA-Importe über den Dateibereich oder Importfunktionen für CSV und Excel
- OneDrive zu SharePoint per Drag & Drop oder automatisiert über Power Automate
- Formatkompatibilität mit aktuellen LibreOffice-Versionen, die DOCX, XLSX und PPTX öffnen können

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Regionale Einschränkungen

Seit dem 28. Juli 2026 gelten neue Beschränkungen für die private Nutzung von Microsoft Teams in China. Organisationen in bestimmten Regionen müssen zudem mit zusätzlichen Compliance-Auflagen rechnen. In Bangladesch etwa können Datenmigrationen erweiterte KYC-Regelungen (Know Your Customer) für sensible Daten in der PWA-Umgebung erfordern.

Für Bildungs- und Unternehmenskunden bleiben bedingte Zugriffsrichtlinien entscheidend: Der Zugriff auf Office-Apps über OneDrive kann eingeschränkt sein, wenn Geräte sich nicht in erkannten Netzwerken befinden oder die Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht korrekt konfiguriert ist.

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