Purview-Umstellung: Copilot-Daten fallen aus Teams-Löschfristen heraus

Microsoft stellt die Verwaltung von Daten in seiner Compliance-Plattform Microsoft Purview um. Wie aus einer Mitteilung mit der Kennung MC1481313 hervorgeht, wandelt das System ältere Aufbewahrungsrichtlinien, die bislang den kombinierten Speicherort für Teams-Chats und Copilot-Interaktionen nutzten, schrittweise in reine Teams-Richtlinien um. Der Prozess startet Ende Oktober 2026 und soll nach Unternehmensangaben bis Mitte November 2026 abgeschlossen sein.

Löschfristen für Copilot-Daten drohen auszulaufen

Die technische Anpassung hat unmittelbare Folgen für den betrieblichen Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Nach dem Vollzug der Umstellung sind Copilot-Eingaben sowie die dazugehörigen Antworten des Assistenten nicht mehr von den bisherigen Vorgaben erfasst. Davon betroffen sind auch ausgegebene Verweise, Quellangaben und im System hinterlegte Zusammenfassungen von Besprechungs- oder Chatverläufen.

Sofern keine Gegenmaßnahmen ergriffen werden, greifen für diese Inhalte keine automatisierten Löschfristen mehr. Die Daten verbleiben in einem verborgenen Ordner des jeweiligen Exchange-Postfachs, bis Anwender sie manuell entfernen. Für Unternehmen bedeutet dies ein erhöhtes Risiko bei Prüfungen zur Datenminimierung, da sensible Informationen unbemerkt über den vorgesehenen Zeitraum hinaus gespeichert bleiben können.

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Überprüfung bestehender Konfigurationen

Die Änderung betrifft ausschließlich Richtlinien, die vor der organisatorischen Trennung der beiden Speicherorte in Purview eingerichtet wurden. Administratoren können die entsprechenden Regelsätze über administrative Abfragen identifizieren. Konkret lässt sich die Zuordnung über das Feld für den Teams-Chat-Speicherort mittels des Befehls Get-RetentionCompliancePolicy innerhalb der Verwaltungsumgebung feststellen.

Neue Richtlinien für lückenlose Compliance erforderlich

Um eine lückenlose Aufbewahrung oder fristgerechte Löschung der Interaktionsdaten sicherzustellen, müssen IT-Verantwortliche separat nachjustieren. Für die künftige Abdeckung ist das Anlegen einer eigenständigen Richtlinie erforderlich, die gezielt den Speicherort für Microsoft-Copilot-Umgebungen ansteuert. Dieser umfasst auch Interaktionen aus Copilot Studio.

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Nach der Konfiguration einer solchen neuen Regelung kann es laut Angaben bis zu sieben Tage dauern, bis die Richtlinien organisationsweit vollständig greifen. Vor diesem Hintergrund rät Microsoft Administratoren dazu, unverzüglich zu handeln und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, um Schutzlücken bei der Datenverarbeitung im Unternehmen zu vermeiden.