WPS Office: PDF-Texte direkt ändern, ohne das Seitenlayout zu verlieren

In vielen Arbeitsumgebungen gehört das Bearbeiten digitaler Dokumente zum festen Arbeitsalltag. Die Bürosoftware WPS Office bietet integrierte PDF-Werkzeuge, mit denen sich Textinhalte unmittelbar im bestehenden Dokument anpassen lassen, während das ursprüngliche Seitenlayout unverändert erhalten bleibt. Nutzer können Korrekturen und Aktualisierungen direkt in der Datei vornehmen, ohne auf externe Konvertierungsprogramme zurückgreifen zu müssen.

Direkte Textkorrekturen und Formatierungsoptionen

Der integrierte PDF-Editor zielt auf die unkomplizierte Überarbeitung typischer Dokumentinhalte ab. Dazu zählen unter anderem Datumsangaben, Geldbeträge oder Kontaktinformationen. Anwender öffnen die Datei im Programm, wählen die Funktion zur PDF-Bearbeitung aus und können den entsprechenden Textabschnitt per Klick markieren und austauschen.

Dabei lassen sich auch typografische Eigenschaften wie die Schriftart und die Schriftgröße an die Vorgaben des Ausgangsdokuments anpassen. Das bearbeitete Resultat wird anschließend direkt wieder als PDF-Dokument abgespeichert.

Handelt es sich bei der Vorlage nicht um ein digital erstelltes Dokument, sondern um ein gescanntes Dokument, ist für die Textbearbeitung zunächst der Einsatz eines OCR-Werkzeugs zur optischen Zeichenerkennung erforderlich, um Bilddaten in bearbeitbare Zeichen umzuwandeln.

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Mobile Anwendungen und Zusammenarbeit auf Tablet-Geräten

Für die mobile Dokumentenverwaltung existieren angepasste Programmversionen. In der mobilen App wird die Textbearbeitung über eine dedizierte Schaltfläche im Dokument gestartet. Auf Tablet-Geräten stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, die das Lesen und Prüfen von Unterlagen unterstützen.

Dazu gehören Werkzeuge zum Hervorheben von Textpassagen, Kommentarfunktionen, digitale Signaturen sowie eine Volltextsuche. Darüber hinaus sind Funktionen für die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer an einem Dokument und automatische Datensicherungen integriert.

Für Anmerkungen steht zudem eine Freihandfunktion zur Verfügung. Am Computer ist das Zeichenwerkzeug in Textdokumenten und Präsentationen unter den Reitern für die Überprüfung oder das Einfügen von Formen zu finden, während es im PDF-Modus über das Kommentar-Menü aufgerufen wird. Auf Mobilgeräten erfolgt der Zugriff über die Stift-Auswahl im Bearbeitungsmodus.

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Während grundlegende Stiftfunktionen direkt nutzbar sind, setzen weiterführende Pinselwerkzeuge erweiterte Lizenzen voraus. Innerhalb der PDF-Kommentare können Freihandlinien bei Bedarf gesammelt gelöscht werden; farbliche Anpassungen einzelner Linien erfordern derzeit jedoch separate Bearbeitungsschritte.

Bearbeitung kompatibler Grafikformate

Neben Standard-PDFs lassen sich über den PDF-Editor auch bestimmte Grafikdateien verarbeiten. Verfügt eine Illustrator-Datei über eine integrierte PDF-Kompatibilität, kann die Dateiendung von der Endung für Illustrator auf das PDF-Format geändert werden.

Anschließend lässt sich das Dokument in PDF-Editoren wie WPS PDF oder Adobe Acrobat öffnen, um Textänderungen vorzunehmen. Bei komplexeren Designelementen kann es bei diesem Vorgehen allerdings zu Abweichungen im ursprünglichen Layout kommen, weshalb für anspruchsvolle Gestaltungsanpassungen weiterhin die Rücksprache mit dem ursprünglichen Gestalter empfohlen wird.