E-Rechnung: XML-Pflicht ab 2028 für alle B2B-Unternehmen
Veröffentlicht: 08.07.2026 um 01:18 Uhr, Redaktion boerse-global.de
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat nun die technischen Anforderungen konkretisiert. Die Kernbotschaft: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Teil stecken – ein reiner PDF-Anhang reicht nicht.
Was sich konkret ändert
Die Finanzverwaltung stellt klar: Wer eine E-Rechnung ausstellt, muss alle umsatzsteuerlich relevanten Daten direkt in den XML-Datensatz einbetten. Eine bloße Verlinkung auf externe Dokumente oder der Verweis auf ein beigefügtes PDF genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht.
Doch es gibt eine Schonfrist: Bestimmte Bestandteile wie Leistungsbeschreibungen und Aufstellungen zu Abschlagszahlungen dürfen Unternehmen noch bis zum 30. Juni 2030 als Anhang zur E-Rechnung übermitteln. Gleiches gilt für Schlussrechnungen, bei denen die Aufschlüsselung vorangegangener Abschläge bis zu diesem Stichtag im Anhang verbleiben darf.
Stufenplan bis zur vollen Pflicht
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen im Standard ZUGFeRD oder XRechnung folgt einem gestaffelten Zeitplan:
- Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ausstellen
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für den gesamten inländischen B2B-Verkehr – ohne Umsatzgrenze
Befürworter verweisen auf Effizienzgewinne: In Pilotbetrieben verkürzte sich der Prozess vom Auftrag bis zum Zahlungseingang deutlich. Die Finanzbehörden erhoffen sich zudem weniger Umsatzsteuerbetrug durch Echtzeit-Übermittlung.
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Mittelstand kämpft mit der Umstellung
Trotz aller Digitalisierungsvorteile: Die Praxis sieht anders aus. Umfragen des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH) zeigen: Rund die Hälfte der befragten Betriebe rechnet mit dauerhaftem Mehraufwand. Besonders der Empfang von E-Rechnungen bereitet vielen technische Probleme.
Branchenvertreter fordern deshalb, die Ausstellungspflicht einheitlich auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Kritik gibt es auch an der mangelnden Praxisreife: Komplexe Sachverhalte wie digitale Rechnungskorrekturen oder die technische Abbildung von Abschlags- und Schlussrechnungen seien in den gängigen Standards noch nicht ausgereift.
Weitere steuerliche Neuerungen 2026
Neben der E-Rechnung gibt es weitere Änderungen:
Seit dem 1. Januar 2026 gilt die sogenannte Aktivrente. Arbeitnehmer über der Regelaltersgrenze dürfen nun bis zu 2.000 Euro monatlich steuerfrei hinzuverdienen.
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Bei Bewirtungskosten verschärfen sich die Nachweispflichten: Die Finanzverwaltung akzeptiert nur noch maschinell erstellte Rechnungen. Bei Beträgen over 250 Euro müssen zudem Steuernummer und Name des Bewirtenden enthalten sein.
Die Rechtsprechung hat die Anforderungen an Rechnungen ebenfalls präzisiert. Das Finanzgericht Münster warnte: Allgemeine Sammelbezeichnungen für erbrachte Leistungen können den Vorsteuerabzug gefährden. Der Bundesfinanzhof stellte zudem klar, dass beim Investitionsabzugsbetrag für die Gewinngrenze von 200.000 Euro auch außerbilanzielle Korrekturen zu berücksichtigen sind.
