E-Rechnungspflicht: Polen zwingt alle Unternehmen ins KSeF-System
04.07.2026 - 06:18:09 | boerse-global.de
Das zentrale System empfängt und stellt strukturierte Rechnungen aus — eine Umstellung mit weitreichenden Folgen.
Anfang April trat die zweite Stufe der KSeF-Pflicht in Kraft. Derzeit gilt eine sanktionsfreie Übergangszeit. Doch Experten warnen: Die Pflicht zur Nutzung des Systems besteht trotz fehlender Strafen bereits vollumfänglich.
Verträge müssen angepasst werden
Für Buchhaltungsbüros ergibt sich aus der Systemumstellung konkreter Handlungsbedarf. Bestehende Verträge mit Mandanten brauchen spezifische Anhänge. Diese sollten den Leistungsumfang des Büros, die Verantwortlichkeiten des Kunden für die Datenqualität und die Regeln für Berechtigungen im KSeF klar definieren.
Gut zu wissen: Buchhaltungsbüros dürfen Rechnungen ohne Einzelfallakzeptanz des Kunden an das System übermitteln. Voraussetzung ist eine entsprechende Berechtigung und dass der Kunde die nötigen Daten bereitstellt. Eine gesetzliche Pflicht zur Genehmigung jeder einzelnen Rechnung besteht nicht. Vertraglich lässt sich das aber anders regeln.
Bei Unstimmigkeiten zwischen den XML-Daten im System und anderen Informationen des Mandanten müssen Buchhalter Klärung verlangen. Sie sind als professionelle Dienstleister zur Sorgfalt verpflichtet. Die endgültige Entscheidung über die steuerliche Behandlung bleibt jedoch beim Steuerpflichtigen.
Gefahr durch Visualisierungen und Fehlbuchungen
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Ein erhebliches finanzielles Risiko lauert im Detail. Die Nationale Steuerinformation (KIS) interpretiert: Weichen PDF-Visualisierungen vom XML-Original ab, können sie als eigenständige Rechnungen gewertet werden. Die Folge? Im Extremfall eine doppelte Mehrwertsteuerzahllast. Empfohlen wird, Visualisierungen explizit zu kennzeichnen oder mit einem QR-Code zu versehen.
Auch historische Rechnungen, die fälschlich ins KSeF hochgeladen wurden, sind ein Problem. Sie müssen laut Behörden auf Null korrigiert werden. Sonst droht eine doppelte Besteuerung.
Branchenkenner warnen zudem vor Scam-Rechnungen. Diese werden absichtlich oder versehentlich auf eine falsche Steueridentifikationsnummer (NIP) ausgestellt. Seit 2026 gibt es in der Steuerzahler-App eine Funktion zur Meldung solcher Missbräuche.
Automatisierung: Große Pläne, technische Hürden
Das polnische Finanzministerium will Mehrwertsteuererklärungen und JPK_V7-Dateien künftig automatisch aus KSeF-Daten erstellen. Klingt gut — doch Experten haben Bedenken. Die aktuelle Struktur der E-Rechnungen (FA(3)) enthält nicht alle nötigen Informationen. Spezifische GTU-Codes für bestimmte Warengruppen fehlen etwa.
Eine menschliche Überprüfung bleibt daher unumgänglich. Softwarelösungen wie Scanye unterstützen Unternehmen und Buchhaltungsbüros bereits bei der Integration und dem Workflow-Management für Eingangsrechnungen.
Blick nach Europa: Frankreich und Deutschland ziehen nach
Polen ist nicht allein mit der Digitalisierung. In Frankreich wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab September 2026 für alle Unternehmen verbindlich.
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Deutschland hat bereits im Dezember 2024 die rechtlichen Grundlagen angepasst. Steuerberater können Rechnungen nun ohne explizite Zustimmung des Mandanten rein elektronisch übermitteln. Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz. Ab 2028 wird sie für alle Betriebe verpflichtend.
Und noch ein Thema rückt 2026 in den Fokus: Die rechtssichere Archivierung von steuerlich relevanten E-Mails gemäß GoBD. Verstöße können zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlage führen.
